A számlák NAV részére történő kötelező beküldésén kívül lehetőségünk van a részünkre kiállított beszállítói (bejövő) számlák lekérdezésére is.
A Forgalom ablakban a Felvitel gombnál válasszuk ki a „NavOnline lekérdezés” -t :
Majd válasszuk ki a partnert a partner nyilvántartásunkból vagy ha még nincs a partner rögzítve, akkor az adószámát.
Lekérdezhetjük a számlákat partner megadása nélkül is egy adott időszakot lekérve. Max 35 napos intervallum lehet, de tetszőleges időpontokra, akár a tavaly év januárt is.
Ezt követően a NAV-tól megkapjuk az időszakban kiállított számlák kivonatos listáját. A program az utolsó 12 számla részletes adatait leszedi (azért csak ennyit, hogy gyors legyen, kevés várakozással). Ha több számla van, akkor azok adatai a szóközzel vagy a „T”oszlop „…” celláira kattintva vagy az F12-vel lekérhetők.
A felső részen láthatók a számla fej adatai, az alsó részen a számlán szereplő tételek. A piros cellák valami hibára/hiányosságra hívják fel a figyelmet. Pl az „OTHER” fizetési mód nincs összepárosítva a saját fizetési módunkkal. Ha rávisszük az egeret kiírja a probléma pontos okát és rákattintva orvosolható a probléma, pl összepárosítható az „Egyéb” fizetési móddal. Ha egy partner hiányzik a nyilvántartásunkból, akkor a párosításkor új partnerként felvehetjük (érdemes használni a partner felvitelnél az adószám lekérdezést, hogy az alapadatait könnyebben megkapjuk). Ha van egy gyakori beszállítónk, aki a NAV-hoz a termékek kódjait is beküldi, akkor a termékeket is érdemes párosítani.
Ha minden adatot sikeresen párosítottunk akkor a bizonylat akár be is tölthető a programba az „OK” megnyomásával, így elkerülhető a kézi bizonylat rögzítés. Ha egy bizonylat helyes eredeti bizonylatszámmal be van rögzítve (akár NavOnline lekérdezéssel, akár kézi rögzítéssel) akkor az „Állapot” mezőben a helyi sorszámot láthatjuk és F3-mal akár módosíthatjuk vagy megnézhetjük.